ATURCARA SISTEM POTONGAN GAJI

Pada umumnya terdapat dua cara penyediaan lembaran gaji kakitangan kerajaan, satu berkomputer dan kedua secara manual. Lembaran gaji berkomputer biasanya disediakan oleh Jabatan Akauntan Negara dan Bendahari Negeri dan jabatan besar yang menguruskan gaji secara berkomputer.Manakala lembaran gaji manual disediakan di jabatan-jabatan di mana anggota koperasi itu bertugas.

Aturcara potongan koperasi melalui BPA ini juga dibahagi kepada dua mengikut keadaan samada lembaran gaji sesuatu jabatan itu dibuat berkomputer ataupun secara manual.

SISTEM GAJI MANUAL

Secara ringkas aturcara potongan koperasi melalui BPA bagi lembaran gaji tidak berkomputer (manual) adalah seperti berikut :-

• Koperasi akan menghantar maklumat potongan yang hendak dilakukan daripada gaji anggota-anggota dengan menggunakan Borang BPA 1/79 bagi potongan baru, Borang 2/79 bagi perubahan ke atas potongan yang sedang dijalankan dan Borang BPA 1/79A bagi potongan penjamin. Sistem potongan BPA ini menggunakan dua jenis borang sahaja sebagai input untuk mengemaskini rekod-rekod potongan.

• Berdasarkan kepada maklumat yang diterima melalui borang-borang tersebut di atas, BPA akan mengemaskinikan rekod-rekod potongan yang terlibat samada mewujudkan rekod potongan baru, menambah atau mengurangkan jumlah potongan ataupun menghentikan potongan.

• Setelah selesai kerja-kerja mengemaskini rekod-rekod potongan BPA akan mencetak Penyata Potongan BPA untuk dihantar kepada semua Jabatan-jabatan Kerajaan yang menyediakan lembaran gaji.

• Jabatan yang menyediakan lembaran gaji akan membuat potongan dari gaji anggota berdasarkan kepada Penyata Potongan BPA yang diterima setiap bulan. Seterusnya satu salinan Penyata Potongan BPA berserta Lembaran Gaji dan Borang Permohonan Cek dihantar kepada Jabatan Akauntan Negara atau Bendahari Negeri untuk mendapatkan cek gaji dan cek-cek bayaran koperasi dan lain-lain bayaran.

• Jabatan Akauntan Negara atau Bendahari Negeri akan menyediakan cek-cek yang diperlukan dan menghantarnya kepada Jabatan-jabatan berkenaan.

• Jabatan akan menghantar cek potongan gaji berserta dengan satu salinan Penyata Potongan BPA kepada BPA.

• Setelah menerima cek bayaran daripada Jabatan, BPA akan memprosesnya. Penyata Analisa Bayaran Koperasi akan disediakan dan dihantar kepada koperasi-koperasi berserta cek bayaran.
  

SISTEM GAJI BERKOMPUTER

Bagi Jabatan-jabatan di mana lembaran gaji disediakan dengan komputer, aturcara sistem potongan adalah lebih mudah dan pendek seperti berikut :-

• Koperasi menghantar maklumat potongan anggota-anggota mereka kepada BPA menggunakan Borang BPA 1/79, 1/79A dan 2/79.

• Borang-borang tersebut akan diproses oleh BPA dan rekod-rekod dikemaskini.

• Selepas kerja-kerja mengemaskini rekod potongan selesai, maklumat potongan akan disediakan di dalam pita magnetik atau disket. Pita/disket dihantar ke Jabatan Akauntan Negara, Bendahari Negeri dan lain-lain Jabatan yang menggunakan komputer.

• Jabatan-jabatan berkenaan akan menggunakan katrij/pita/disket tersebut sebagai input bagi mendapatkan maklumat potongan yang perlu dilakukan ke atas gaji anggota koperasi.

• Kemudian Jabatan pula akan menyediakan katrij/pita/disket yang mengandungi semua butir-butir potongan yang telah dapat dilakukan dan menghantarnya kepada BPA berserta cek bayaran sejumlah yang telah dipotong.

• Katrij/pita/disket tersebut diproses oleh BPA yang seterusnya akan menyediakan Penyata Analisa Bayaran Koperasi dan menghantarnya kepada koperasi-koperasi berserta cek-cek bayaran.

Kedua-dua aturcara di atas dijalankan dan diulangi setiap bulan.